La gestión de documentos es una de las áreas más críticas en el funcionamiento diario de una asesoría. La cantidad de información que se maneja, desde contratos y declaraciones fiscales hasta balances contables y nóminas, hace que la organización documental sea esencial para el éxito de cualquier despacho. Implementar un sistema de gestión documental eficiente mejora la productividad del equipo y garantiza un mejor servicio a los clientes.
¿Qué es un sistema de gestión documental?
Un sistema de gestión documental (SGD) es una solución tecnológica que permite almacenar, organizar y gestionar documentos electrónicos de manera segura y accesible. Estos sistemas automatizan el flujo de trabajo asociado a los documentos, desde su creación hasta su archivo y posterior recuperación.
La digitalización de los documentos es la base de un SGD eficiente. Al eliminar el papel, se facilita la búsqueda, el seguimiento de versiones y la seguridad de la información. Un buen sistema también incluye funciones de acceso remoto, permitiendo a los asesores consultar y gestionar documentos desde cualquier ubicación, lo cual es especialmente útil en el contexto actual de teletrabajo y movilidad.
Pasos para implementar un sistema de gestión documental en una asesoría
Evaluación de necesidades y selección de software El primer paso para implementar un sistema de gestión documental es evaluar las necesidades específicas de la asesoría. No todas las asesorías tienen los mismos volúmenes de documentación o los mismos tipos de documentos. Por tanto, es importante elegir un software de gestión documental que se adapte a la actividad del despacho, su tamaño y los procesos internos. Existen muchas opciones en el mercado, desde soluciones genéricas hasta aquellas especializadas en la gestión de asesorías.
Digitalización de documentos existentes Una vez elegido el software, es fundamental digitalizar todos los documentos físicos existentes. Este proceso puede llevar tiempo, especialmente si la asesoría maneja grandes volúmenes de documentación en papel. Para facilitar este paso, se recomienda establecer un sistema de escaneo eficiente y priorizar los documentos más importantes o de uso frecuente.
Organización y clasificación de documentos El siguiente paso es clasificar y organizar los documentos de manera coherente. Un buen sistema de gestión documental debe permitir organizar los archivos en carpetas y subcarpetas de forma lógica. Además, es recomendable etiquetar los documentos con metadatos (como fechas, nombres de clientes o tipos de documentos), lo que facilita su búsqueda posterior.
Automatización de flujos de trabajo Un SGD eficiente no solo debe almacenar documentos, sino también automatizar los flujos de trabajo relacionados con estos. Por ejemplo, cuando se recibe una factura o un documento legal, el sistema puede alertar automáticamente al asesor responsable, quien debe revisarlo o aprobarlo. Además, el sistema puede archivar automáticamente los documentos una vez que se completan los trámites necesarios, lo que reduce la carga administrativa.
Seguridad y cumplimiento normativo La seguridad de los documentos es uno de los aspectos más importantes en una asesoría. Un buen SGD debe contar con sistemas de encriptación y autenticación que garanticen la confidencialidad de la información. Además, es crucial asegurarse de que el sistema cumpla con las normativas locales y europeas de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Formación del personal La implementación de un sistema de gestión documental no será eficaz si el equipo no sabe cómo utilizarlo correctamente. Por ello, es fundamental formar a los empleados en el uso del software. Además, deben entender los beneficios del sistema y las mejores prácticas para asegurar un uso eficiente y consistente.
Monitoreo y mejora continua Una vez implementado el sistema, es esencial realizar un monitoreo constante para detectar posibles mejoras. Esto incluye la evaluación del tiempo que se ahorra en la gestión documental, la satisfacción de los empleados y clientes, y la seguridad de los datos. El sistema debe ser flexible y permitir ajustes en función de las necesidades cambiantes del despacho.
Beneficios de un sistema de gestión documental eficiente
Ahorro de tiempo: Un buen sistema permite localizar cualquier documento en segundos, lo que reduce significativamente el tiempo que los asesores pasan buscando información.
Reducción de errores: Los documentos digitales, especialmente aquellos que se gestionan de manera automatizada, son menos propensos a errores que los documentos en papel.
Acceso remoto: Un SGD moderno ofrece acceso a los documentos desde cualquier lugar, lo que facilita el teletrabajo y la movilidad.
Mejora de la seguridad: Los documentos están protegidos mediante encriptación y sistemas de autenticación, lo que reduce el riesgo de pérdida o acceso no autorizado.
Cumplimiento normativo: Un sistema bien implementado garantiza el cumplimiento de las normativas sobre protección de datos y archivo documental.
Implementa hoy un sistema de gestión documental eficiente
La implementación de un sistema de gestión documental eficiente no es solo una necesidad tecnológica, sino una estrategia esencial para la mejora continua en las asesorías. En Goal360 entendemos que el tiempo y la precisión son factores cruciales para el éxito, por lo que te ofrecemos soluciones personalizadas que te permitirán organizar mejor tus documentos, reducir el margen de error y ofrecer un servicio de alta calidad a tus clientes. ¡Solicita tu prueba gratuita y descubre cómo un sistema de gestión documental puede transformar tu forma de trabajar!